Warum fällt es vielen Nutzern schwer, mit Evernote richtig produktiv zu arbeiten?

Shownotes

Evernote ist ein sehr beliebtes Tool mit sehr vielen begeisterten Nutzern. Es ist aber auch ein Tool mit sehr vielen Nutzern, die einfach keinen Zugang finden und dann entweder frustriert wieder aufgeben oder letztlich nur einen Bruchteil des Potenzials nutzen.
Beides ist schade.

Warum ist es  eigentlich so schwer, mit Evernote so richtig produktiv zu arbeiten, obwohl dieses Tool so einfach und intuitiv aussieht?
Es ist wichtig das zu verstehen, weil man nur so die richtigen Lösungsansätze identifizieren kann.
In dieser Episode erkläre ich zuerst, warum Evernote so schwierig sein kann. Danach dann gebe ich natürlich Tipps, wie es besser geht.

Im Podcast erwähnt

Das Evernote-Durchstarter-System – Die Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, mit der Du Deine für Dich funktionierende Organisationsstruktur in Evernote entwickeln kannst

Artikel 20 Anwendungsideen für Evernote mit denen Du Deinen Alltag leichter organisierst
Artikel Evernote-Schlagworte – Drei Tipps für die Entwicklung Deines individuellen Schlagwortsystems

Transkript

Typische Probleme von Evernote-Nutzern

Was ich immer wieder höre und lesen

Ich beschäftige mich ja nun schon seit einer Weile sehr intensiv mit Evernote, moderiere dazu auch eine Facebook-Gruppe, habe Umfragen gemacht und sehr viel gelesen. Und immer wieder stoße ich dabei auf Aussagen wie

• „Ich habe die App schon eine Zeit lang, habe aber nie den Start geschafft“ oder

• „Bin immer noch auf der Suche nach einer geeigneten Struktur“ oder

• „Ich versuche es mit Evernote seit einigen Jahren, aber immer wieder lasse ich es irgendwann sein“ oder

• „Ich mache zu wenig daraus“

Ich war ja auch mal Anfänger und es gab Zeiten, da hätten solche Sätze auch von mir kommen können.

Also warum ist es denn eigentlich so schwer, mit diesem Tool so richtig effektiv zu arbeiten, wo es doch so einfach und intuitiv aussieht? Ich finde es wichtig das zu verstehen, weil man sonst gar nicht weiß wo man ansetzen soll um es besser zu machen.

Ich habe da ein paar Theorien:

1. Es ist extrem einfach Infos in Evernote zu packen und wenn man nicht aufpasst, endet man schnell mit einem ungeordneten Chaos.
2. Man kann mit Evernote schon alles toll organisieren, aber dazu muss man sich erst mal etwas damit beschäftigen und viele Nutzer finden da einfach nicht den richtigen Einstieg.
3. Es gibt jede Menge Anleitungen. Die allermeisten beschreiben aber einfach nur das System des Autors. Das muss nicht unbedingt für andere Nutzer passen.

Gehen wir’s mal durch

Problem 1 – erschlagen von der Masse

• Es ist unglaublich einfach, Informationen in Evernote hinzuzufügen.
• Grundsätzlich gilt, dass Evernote umso nützlicher wird, je mehr man es nutzt.

Diese beiden Faktoren sorgen leider auch dafür, dass Evernote im Laufe der Zeit zu einem unübersichtlichen Informationschaos werden kann:

• Du speicherst alles was irgendwie nützlich aussieht in Evernote.
• Dabei legst Du nach Gefühl und Bedarf Notizbücher und Schlagworte an.
• Diese weist Du ebenfalls eher intuitiv neuen Inhalten zu.
• So entwickelt sich zwar eine grobe Struktur; die Inhalte sind aber nur unvollständig und inkonsistent in diese Struktur eingeordnet.

Das geht noch bei wenigen hundert Notizen.
Bei mehreren tausend Notizen hilft dann auch die Suchfunktion nicht immer weiter:

• Der Suchbegriff ist zu allgemein. Dann erhältst Du zu viele Suchergebnisse, aus denen Du die gewünschte Information mühevoll heraussuchen musst oder
• Der Suchbegriff ist sehr spezifisch. Wenn genau dieser Begriff in der gesuchten Notiz nicht vorkommt, musst Du weitere ähnliche Suchbegriffe ausprobieren.

Problem 2 – Den richtigen Einstieg in Evernote finden

Evernote bringt ja streng genommen nur zwei Organisationsmöglichkeiten für Notizen mit: Notizbücher und Schlagworte. Damit sind auch die Optionen für Hierarchieebenen – wie wir sie beispielsweise von Ordnerstrukturen auf unserer Festplatte kennen – stark eingeschränkt.

Diese Beschränkung wird oft als Nachteil angesehen. Die Diskussionsforen sind voll von Forderungen nach mehr Hierarchie.

An dieser Stelle steigen schon die ersten Nutzer aus.

Es gibt aber tatsächlich Möglichkeiten, in Evernote wirklich alles und für jeden Arbeitsstil vernünftig zu organisieren. Dazu muss man sich aber ein wenig damit beschäftigen.

An dieser Stelle steigen die nächsten Nutzer aus.

Und dann gibt es noch die Nutzer, die sich tatsächlich erstmal reinknien. Die neigen dann dazu, zu Beginn eine zu komplexe und ausgefeilte Struktur zu entwerfen, die aber leider später für die tägliche Arbeit viel zu kompliziert ist.

Die steigen dann auch irgendwann aus.

Das Paradoxe ist dabei, dass Evernote eigentlich ganz minimalistisch, einfach und intuitiv wirkt und ja angeblich mit den fehlenden Hierarchieebenen sowieso viel zu einfach gestrickt ist. Und trotzdem, oder auch gerade deswegen, wird es auch schnell zu komplex und zu kompliziert.

Problem 3 – Was für einen passt, muss noch lange nicht für alle anderen passen

Es gibt jede Menge Beschreibungen, Bücher und Anleitungen für Organisationsstrukturen in Evernote. Das Problem ist, die allermeisten beschreiben immer nur genau eine Organisationsstruktur – nämlich die des jeweiligen Autors.

Das ganze wird dann – besonders im englischen Sprachraum – schon mal angepriesen als „Das ultimative System für Evernote“. Dann denkst Du, Du musst das nur lesen und nachbauen und schon klappt es auch bei Dir.

Na ja, richtiger müsste es heißen „Das ist mein System. Bei mir funktioniert es toll und deshalb ist es ultimativ“.

So funktioniert das aber nicht. Jeder nutzt Evernote irgendwie anders. Da kann unmöglich ein einziges Organisationssystem für alle passen – egal wie ultimativ-genial es ist.

Wer also an ein oder zwei solche Anleitungen geraten ist, diese Systeme nachgebaut hat und dann nicht damit zurechtgekommen ist – der ist wahrscheinlich ziemlich frustriert. Im schlimmsten Fall glaubst Du noch es liegt an Dir und dann ist es wieder ein Nutzer mehr der ausgestiegen ist.

Was Du aus diesen Problemen lernen kannst

So, ich will Dir hier nun aber nicht Angst machen, sondern Dich nur auf ein paar Stolperstricke aufmerksam machen.

Was haben wir denn bis jetzt schon gelernt?

• Einfach nur reinkippen und hoffen dass sich die super-Organisation irgendwie von selbst ergibt, funktioniert eher nicht.
  (Außer Du arbeitest sowieso nur mit der Suche. Die Möglichkeit gibt es auch und manche Leute schwören da drauf.)
• Ganz ohne sich ein bisschen mit den Möglichkeiten zu befassen wird es kaum gehen.
• Wenn Du aber nur nachbaust, was bei anderen funktioniert, wird das bei Dir wahrscheinlich auch nicht so super funktionieren. Es sei denn Du landest einen Zufallstreffer.

Nun kannst Du mit Recht noch ein paar Tipps von mir erwarten und die sollst Du auch bekommen.

Tipps und Ansätze für eine produktive Arbeit mit Evernote – So umgehst Du die Probleme

Tipp 1 – Plane, wofür und wie Du Evernote nutzen willst

Mach Dir am besten schon im Vorfeld ein paar Gedanken, was Du alles mit Evernote machen willst und wie das für Dich logisch organisiert wäre.

Wenn Du Anregungen brauchst was Du damit alles tun kannst, habe ich hier schon einmal über Anwendungsideen im privaten Bereich geschrieben.

Ehe Du anfängst, aufs Geratewohl Notizbücher und Schlagworte anzulegen ist es besser, Du hast schon ungefähr ein Bild im Kopf – oder auf dem Papier oder in einer Evernote-Notiz. Dann hast Du sozusagen einen Entwurf für Deine Organisation. Die solltest Du aber auch nicht gleich in voller Größe und Schönheit in Evernote anlegen, sondern erstmal nur die wichtigsten Teile die Du wahrscheinlich in der nächsten Zeit brauchst.

Damit arbeitest Du dann und sammelst Erfahrungen und kannst Deinen Entwurf und Dein Echt-System im Laufe der Zeit verbessern.

Tipp 2 – Ab und an musst Du in Evernote auch aufräumen

Wie das für Schlagworte geht, hatte ich schon in diesem Artikel zur richtigen Arbeit mit Schlagworten erklärt. Für Notizbücher kannst Du genauso vorgehen.

Wichtig ist, dass Du gelegentlich überprüfst, welche Notizbücher und Schlagworte Du überhaupt noch nutzt und welche nicht.

Dritter Tipp – Um das „etwas damit befassen“ wirst Du nicht ganz herumkommen

So richtig toll kannst Du Evernote nämlich erst nutzen, wenn Du auch die ganzen nützlichen Funktionen und Tricks und Kniffe kennst. Mit denen kannst Du eine Organisation aus Notizbüchern und Schlagworten nämlich so richtig toll ergänzen.

Das wären zum Beispiel

• Notizlinks zum Verknüpfen von Notizen
• Schnellzugriffe
• Übersichtstabellen
• Und die ganzen Möglichkeiten, was Du mit Schlagworten so alles anstellen kannst.

Schlagworte können nämlich viel mehr sein, als nur eine lange alphabetische Liste aus über 150 bunt gemixten Begriffen und Abkürzungen.

Also lies ruhig ein paar Erfahrungsberichte und Blogartikel dazu. Oder komm in unsere Facebook-Gruppe Produktiv arbeiten mit Evernote. Da gibt es auch schon ein paar interessante Berichte.

Entdecke Möglichkeiten, lass Dich inspirieren, probiere aus, passe an, kombiniere – und – ganz wichtig – hab Spaß dabei.

Aber bau bitte nicht 1 zu 1 nach was andere als das ultimative System anpreisen.

Der direkte Weg zu Deiner funktionierenden Notizenorganisation in Evernote

Wenn Du jetzt aber keine Zeit und Lust hast, um Dir im Internet 20 Erfahrungsberichte zusammenzusuchen, zu lesen und dann das Beste für Dich daraus rauszusuchen, dann habe ich eine Abkürzung für Dich.

Für genau den Zweck habe ich nämlich eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, mit der Du Deine für Dich funktionierende Organisationsstruktur in Evernote entwickeln kannst.

Die ist für Einsteiger genauso geeignet, wie für Leute die schon ganz viele Notizen in Evernote haben, aber einfach keine Ordnung hineinbekommen.

• Du lernst da drin als erstes die ganzen Funktionen kennen, die Dir beim Organisieren von Notizen helfen – und das ist wie gesagt mehr als nur Notizbücher und Schlagworte.
• Dann stelle ich Dir verschiedene Organisationsmöglichkeiten vor – mit und ohne Notizbüchern – und ich zeige Dir viele Beispiele wie sowas aussehen kann – also nicht nur ein einziges System zum Nachbauen.
• Danach gibt es dann noch konkrete Anleitungen, wie Du Dein System entwickeln kannst und auch wie Du schon vorhandene Inhalte aufräumen kannst.

Dazu bekommst Du noch Erklärvideos, Checklisten und nützliche Vorlagen – also alles in allem ein Paket, das Dir nichts vorschreibt sondern Dich an die Hand nimmt und Dir die Möglichkeiten und Schritte zeigt.

Wenn Dich das interessiert, kannst Du hier mehr erfahren und natürlich Das Evernote-Durchstarter-System kaufen.

Wenn Du dazu noch Fragen hast, kannst Du Dich gern direkt an mich wenden, Du kannst einen Kommentar unter diesen Artikel schreiben oder Du kommst in unsere Facebook-Gruppe.

Ich freue mich in jedem Fall, wenn ich Dir weiterhelfen kann.

Ich fände es nämlich einfach total schade, wenn Du so ein mächtiges und nützliches Tool nicht nutzt, nur weil Du nicht den richtigen Einstieg findest.