Schlagworte sind in Evernote eine sehr funktionale Möglichkeit, Notizen zu organisieren. Doch welche Schlagworte benötigst Du wirklich? Und wie viele? Endlose Listen mit Synonymen und vergessenen „Waisen“ behindern Dich mehr als dass sie Dir nutzen. Ganz wenige Schlagworte, die an hunderten von Notizen hängen, sind auch nicht besser. In diesem Artikel gebe ich Dir drei Tipps, mit denen Du allmählich das für Dich passende Schlagwortsystem zu entwickeln kannst. 

Tipp 1: Es gibt kein richtiges und kein falsches System für die Verwendung von Schlagworten in Evernote

Es gibt nur Systeme die für Dich funktionieren oder nicht funktionieren.

Wenn Du also mit Deinem Schlagwortsystem zufrieden bist und gut damit zurechtkommst, dann lass Dir bitte von niemandem einreden, dass Du unbedingt sein „perfektes System“ benutzen musst.

(Solche „perfekten Systeme“ sind übrigens eines der generellen Probleme beim Einstieg in Evernote. Mehr dazu erfährst Du in diesem Beitrag)

Sieh Dir dieses „einzig wahre“ System gern an. Vielleicht findest Du ja noch einen Aspekt daran, den Du in Dein bestehendes System integrieren kannst.

Schließlich ist keine Organisationsstruktur jemals abschließend ausgearbeitet. Du änderst Dich, Deine Arbeit und Deine Themen ändern sich. Deine Organisation in Evernote darf und soll sich mit ändern. Aber nur, wenn sie dadurch für Dich besser wird.

Fühl Dich nicht verpflichtet alles auszuprobieren, wenn Du mit Deinem System völlig zufrieden bist.

Wenn Deine Schlagworte aber ohnehin noch in den Kinderschuhen stecken oder Du sonst nicht damit zufrieden bist, dann empfehle ich Dir:

• Sieh Dich um, wie sich andere organisieren. Lass Dich inspirieren.
• Probiere aus was Dich anspricht.
• Probiere ab und an auch Dinge aus, die Dich nicht spontan ansprechen. Manchmal steckt gerade hinter nicht Vertrautem die beste Lösung.

Hab dabei keine Sorge, dass Du Dich mehr mit Deiner Evernote-Organisation als mit Deinen Aufgaben beschäftigst. Du sollst ja nicht alle drei Tage Deine Notizen komplett neu organisieren.

Kleinere Änderungen sind meist schnell umgesetzt.

Radikalere Systemwechsel wirst Du vermutlich nicht fünfmal hintereinander vornehmen. Mit jedem neuen System sammelst Du nämlich Erfahrungen, die Dich näher an „Dein perfektes System“ bringen.

Tipp 2: Viel hilft nicht immer viel – so findest Du die für Dich richtige Anzahl an Schlagworten

Schlagworte sind leicht angelegt. Die Versuchung ist groß, zunächst alle möglichen Schlagworte anzulegen, die Du möglicherweise einmal brauchen wirst. Dann brauchst Du bei neuen Notizen nicht lange nachdenken, sondern kannst sie gleich passend einordnen.

So viel zur Theorie. Dieses Vorgehen hat zwei Nachteile:

1. Du kannst nicht vorab wissen, welche Schlagworte Du tatsächlich häufig oder selten benutzt.
2. Wenn Du auf einen Schlag 20 oder mehr Schlagworte anlegst, kannst Du Dir unmöglich alle merken. Das Risiko ist groß, dass Du bei Bedarf neue mit Synonymen anlegst. Oder Du verbringst unnötige Zeit damit, bei neuen Notizen Deine Schlagwortliste auf nach etwas Passendem zu durchsuchen.

Ich empfehle, Deine Schlagwortstruktur allmählich zu entwickeln.

Starte mit einem kleinen Grundstock von Schlagworten. Lege danach nur dann weitere an, wenn es wirklich nötig ist. Vermeide zunächst zu spezifische, inhaltlich enge Schlagworte.

Überprüfe nach einiger Zeit, wie Du diese Schlagworte nutzt:

• Einigen Schlagworte hast Du vermutlich in kurzer Zeit sehr vielen Notizen zugewiesen. Hier ist eine stärkere Untergliederung mit zusätzlichen Schlagworten sinnvoll. Wenn ein Schlagwort an jeder dritten Notiz hängt, ist es als Organisationshilfe ziemlich wertlos.
• Für andere Schlagworte hat sich auch nach Monaten nur eine einzige Notiz gefunden. Kannst Du das löschen oder mit einem thematisch ähnlichen Schlagwort zusammenfassen? Vermutlich würdest Du die Notiz auch über die Suche nach diesem Begriff wieder finden.
• Überprüfe bei der Gelegenheit auch, ob Du versehentlich Duplikate mit Synonymen, Abkürzungen oder anderen Schreibweisen angelegt hast. Führe diese zusammen.

Diese Überprüfung solltest Du in passenden zeitlichen Abständen wiederholen – spätestens dann, wenn Dir Deine Schlagwortliste zu unübersichtlich wird. So stellst Du sicher, dass Du immer die richtige Anzahl relevanter Schlagworte hast.

Das gleiche Vorgehen hat sich übrigens auch bei Notizbüchern bewährt.

Tipp3 : Schlagworte dienen nicht nur der thematischen Gliederung Deiner Inhalte

Es ist naheliegend und vollkommen richtig, Notizen in Evernote über Schlagworte nach Themen zu sortieren. Das passt für abgespeicherte Artikel ebenso wie für Koch- und Backrezepte und Projektnotizen. Allerdings kann diese Sicht etwas eng sein.

Sieh Schlagworte stattdessen einfach als Beschreiber an. Dazu kannst Du Dir die typischen W-Fragen stellen: Wer? Wann? Wo? Was? … Ich vergleiche das gern mit Rudyard Kiplings Six honest-serving men:

I Keep six honest serving-men
(They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who. …

Damit kannst Du Deinen Notizen zusätzlichen Kontext geben. Außerdem erhältst Du weitere Dimensionen, über die Du Dir zusammenhängende Inhalte anzeigen lassen kannst.

Wo / Orte

• Zu Hause
• Büro
• Reisen / einzelne Reiseziele

Wer

• Einzelne Personen oder Personengruppen
• Kunden / Kunde A, Kunde B, Kunde C
• Dienstleister
• Kollegen
• Familie / Kind 1, Kinde 2
• Freunde / Bekannte
• Kindergarten / Schule / Sportverein …

Was – hier beschreibe ich den Inhaltstyp, z.B. habe ich folgende Schlagworte

• Buch
• Zitat
• Idee
• Kontaktdaten
• Mindmap
• Gespräch
• Checkliste

Auch hier gilt wieder der Tipp – sei nur so spezifisch wie nötig. Wenn Du nur sehr wenige private Notizen rund um Deine Familie anlegst, benötigst Du keine separaten Schlagworte für Onkel Herbert und Großtante Ilse.

Zusammenfassung

Mit diesen drei Ansätzen hast Du eine allgemeine Herangehensweise die Dir hilft, ein passendes und funktionales Schlagwortsystem zu entwickeln. Ganz ohne ausprobieren wirst Du in Evernote vermutlich nicht zu einer für Dich passenden Lösung finden. Dieser Weg ist jedoch allgemeingültig:

1. Kopiere nicht blind was bei anderen funktioniert, lass Dich inspirieren und übernimm nur, was für Dich
2. Keine ausufernden Schlagwortlisten ohne konkreten Bedarf! Am Anfang benötigst Du für wenige Notizen auch nur wenige Schlagworte. Ergänze wenn es nötig wird.
3. Schlagworte sind mehr als eine thematische Gliederung. Nutze sie als Beschreiber um Deine Notizen auch in den Kategorien Wer / Wo / Wann / Was zu beschreiben.

Wie sieht Dein Schlagwortsystem in Evernote aus? Schreibe Deine Erfahrungen in die Kommentare, damit wir alle davon lernen können.