Komplexe ToDo-Listen-Systeme – Arbeitest Du schon oder organisierst Du noch?

Shownotes

Viele moderne ToDo-Listen- und Aufgabenplanungssysteme bieten umfangreiche Organisationsmöglichkeiten: Zuordnung zu Projekten, Prioritäten, Fälligkeiten, Kategorien, Schlagworte, Kommentare … So nützliche diese Funktionen auch sind, nicht jeder benötigt für seine tägliche Aufgabenplanung so viel Struktur.

Wenn Dein System zu umfangreich ist, bremst es Dich mehr, als dass es Dir hilft produktiv zu arbeiten.

Lass Dir nicht von einem Tool die Struktur Deiner ToDo-Liste vorgeben, sondern such Dir ein Tool dass zu Deiner Arbeitsweise passt. Das kann auch eine ganz einfache Checkliste sein.

Im Podcast erwähnt:

#81 Warum Du aus Deiner To-do-Liste eine Erfolgsliste machen musst
Meine Vorlage für meine Tages- und Wochenplanung in Evernote findest Du in diesem Vorlagenpaket

Transkript

Heute habe ich noch einmal einen Tipp für Deine Tages- und Aufgabenplanung, konkret für Deine ToDo-Listen – Es geht darum wieviel Struktur Du brauchst und dass Du Dir nicht von einem Tool die Struktur vorgeben lassen solltest, sondern umgekehrt das zu Deiner Struktur passende Tool suchen solltest.

Gleich vorab:

Ich bin mir natürlich darüber klar, dass das was ich jetzt erzähle nur für diejenigen wirklich umsetzbar ist, die überwiegend allein mit ihrer To-do-Liste arbeiten. Wer mit Kollegen und Teammitgliedern gemeinsame Aufgabenlisten führt, muss sich natürlich an die Struktur halten, die für das Team  am besten funktioniert.

Also, für alle die auf diesem Gebiet freie Hand haben: Mein Rat – Gib Deiner To-do-Liste nur so viel Struktur wie Du unbedingt brauchst

Warum komplexe ToDo-Listen- und Aufgabenplanungssysteme Dich ausbremsen können

Wenn ich mir moderne Tools und System zur Aufgabenplanung ansehe, dann bieten die meisten davon sehr viel Struktur – Zuordnung zu Projekten, Prioritäten, Fälligkeiten, Kategorien, Schlagworte, Kommentare ….

Das ist alles gut und wichtig, wenn diese Strukturen Deine Arbeitsweise unterstützen.

Aber man braucht das nicht immer alles und dann lässt die viele Struktur die ToDo-Liste wichtiger und manchmal sogar bedrohlicher erscheinen als sie sein müsste.

Außerdem verbrauchst Du vielleicht zu viel Energie und Entscheidungskraft für das Organisieren und Kategorisieren Deiner Aufgaben. Das ist Energie, die Dir dann für die eigentliche Arbeit fehlt. Du weißt ja, auch Entscheidungskraft und Willenskraft sind nur begrenzte Ressourcen.

Wenn Du das Gefühl hast, dass Du mit einem bestimmten Tool oder System nicht so richtig zurechtkommst, dann kann es sein, dass das nicht an zu wenigen oder den falschen Funktionen liegt, sondern vielleicht auch an zu vielen.

Solche ausgefeilten Tools und Systeme wirken ja auf den ersten Blick ziemlich anziehend. Das fühlt sich so toll professionell an. Mit den vielen Möglichkeiten, da hast Du sicher alles im Blick, kannst Deine Aufgaben besser planen, nichts geht mehr unter.

Und wenn die Funktionen schon mal da sind, dann probiert man sie natürlich aus – was ja grundsätzlich richtig ist, wie willst Du denn sonst wissen, ob sie zu Dir passen oder nicht.

Aber viele vergessen, dass sie sich auch wieder von Dingen trennen dürfen und sollen, die nicht so richtig für sie funktionieren.

Etwas aufzugeben ist ja auch wieder eine Entscheidung. Wir haben doch schon genug zu entscheiden. Wie gesagt, die Entscheidungskraft ist auch schnell mal aufgebraucht. Außerdem macht das so ein latentes schlechtes Gewissen, wenn man die ganzen Möglichkeiten des Tools oder Systems nicht nutzt.

Letzten Endes kämpfst Du Dich dann durch mehr Organisation und Struktur als Du eigentlich bräuchtest.

Es lohnt, darüber mal genauer nachzudenken.

Entscheide, was für ein System zur Aufgabenplanung Du wirklich benötigst

So wie wir alle unterschiedlichen Arbeitsstile haben, so brauchen wir auch unterschiedliche Planungssysteme. Wenn überhaupt. Es soll immer noch Menschen geben, die ganz ohne ToDo-Liste klarkommen. Oder mit einer ganz simplen.

Wieviel Aufgabenorganisation Du brauchst, das hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z.B.

• wie viel Du um die Ohren hast
• an wie vielen Projekten / Themengebieten Du gleichzeitig arbeitest und wie verschieden die sind
• wieviel Kontext und Details Du ohnehin im Kopf hast

Mal als Beispiel:

Bei einer Aufgabe „Fleurop-Strauß an Schwiegermutter schicken“, da muss ich nicht dranschreiben, ob die beruflich oder privat ist. Das weiß ich. Und wichtig ist die auch, wenn auch nicht im Sinne der Eisenhower-Matrix.

Anderes Beispiel. Getting Things Done. Ein ausgefeiltes System, das viele Anhänger hat.
Aber irgendwie auch ziemlich komplex. Zumindest wenn man es genau befolgt.

Du weißt ja sicher, dass ich mich viel mit dem Thema Evernote beschäftige. Da hatte ich mal recherchiert zur Umsetzung von Getting Things Done mit Evernote.

Dazu gibt es tatsächlich jede Menge Anleitungen und Berichte. Wenn da viel dazu geschrieben wird, ist das schon immer ein Zeichen, dass da viele Leute Fragen dazu haben. Aber wenn Du dann mal in die Diskussionsforen und –gruppen schaust, dann stellst Du fest, dass sich die meisten so eine Art Getting Things Done light gebaut haben. Die haben dann nur die Teile übernommen, die sie wirklich gebrauchen können, aber nicht das ganze System.

Ist ja auch richtig so. Für mich wäre Getting Things Done auch komplett überdimensioniert. In der Zeit in der ich so ein System pflege, könnte ich schon was Produktives arbeiten.

Meine Empfehlung für Deine ToDo-Liste und Aufgabenplanung – so einfach wie möglich

Deshalb ist mein Ansatz, den ich Dir hier auch empfehle:

Halte Deine To-do-Liste und das ganze System darum herum so einfach wie möglich. Gib ihr nur so viel Struktur, wie Du brauchst. Wenn Du merkst, Du brauchst mehr, dann kannst Du das meistens ziemlich einfach ergänzen.

Das geht schon los bei der Auswahl des ToDo-Listen Tools. Brauchst du wirklich ein separates Tool mit den ganzen Funktionalitäten? Oder tut es eine Liste in Deinem Notizbuch oder Deiner Notizenapp.

Vielleicht eine Checkliste in Evernote? Ich weiß, Evernote ist als ToDo-Tool nicht besonders geeignet und die Formatierung von Checklisten ist da manchmal etwas störrisch.

Aber der Vorteil an solchen Systemen ohne extra ToDo-Listen-App ist, dass Du es exakt so gestalten kannst wie Du willst und brauchst. Du bist 100% flexibel. Und wenn sich Dein Leben ändert und Du brauchst irgendwas anders, dann änderst Du es eben.

Tipp: In diesem Evernote-Vorlagenpaket findest Du u.a. auch meine Vorlage für meine Tages- und Wochenplanung.

Ich habe einmal auf einem Seminar den Tipp bekommen, ToDo-Listen als Mindmaps zu führen. Also so richtig handgeschriebene mit bunten Stiften auf einem Blatt Papier. Ich habe das auch ein paar Wochen lang ausprobiert und fand es gar nicht schlecht. Das hat tatsächlich einige Vorteile:

Du bist extrem flexibel, kannst die Aufgaben anordnen wie Du willst und kannst nachträglich an passender Stelle noch etwas hinzufügen, Du kannst die an Unterästen gleich Details oder Einzelschritte notieren oder auch nicht.

Noch ein Kriterium – wie wichtig ist es Dir, Deine abgeschlossenen Aufgaben zu sehen?

Ich hatte dazu schon einmal einen Podcast gemacht, wo es darum ging, aus der ToDo-Liste eine Erfolgsliste zu machen.

Für manche Menschen – mich eingeschlossen – ist das Erfolgserlebnis am Ende des Tages erst richtig komplett, wenn sie auch auf der Liste sehen, was sie alles geschafft haben. Denen reicht es nicht, dass die ToDo-Liste immer kürzer wird. So ganz leer wird sie ja oft genug sowieso nicht. Die wollen auch die abgehakten oder durchgestrichenen Punkte sehen.

Zusammenfassung

Um das ganze mal auf den Punkt zu brignen:

Auch in Sachen ToDo-Listen und Systeme zur Aufgabenplanung gilt mein bewährtes Motto:

Sieh Dir an was es gibt. Probiere es ruhig auch aus. Habe ich auch gemacht, ich habe da so einiges durch. Übernimm was für Dich funktioniert. Passe hemmungslos an, lass weg. Bau Dir die Lösung zusammen, mit der Du klarkommst.

Das ist gut investierte Zeit. Zumindest wenn Du das nicht endlos fortführst, sondern irgendwann auch mal bei Deinem System ankommst und bleibst.

Bei ToDo-Listen würde ich wirklich mit möglichst wenig Struktur anfangen und nur nach und nach ergänzen, wenn Du merkst dass Dir das nicht reicht.