Nicht die kürzer werdende To-do-Liste motiviert Dich, sondern das was Du geschafft hast

Shownotes

Du arbeitest den ganzen Tag lang und hast abends trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Dann solltest Du aus Deiner To-do-Liste eine Erfolgsliste machen. Es reicht nicht aus zu sehen, wie die Liste der offenen Aufgaben kürzer wird. Viel motivierender ist es, wenn Du täglich alles auflistest, was Du geschafft hast.
In jedem Fall solltest Du die Arbeit mit Deiner To-do-Liste so gestalten, dass es Dich motiviert und Dir Erfolgserlebnisse verschafft. Welches Tool du dabei verwendest ist nebensächlich, so lange es sich so anpassen lässt wie du es brauchst.

Transkript

In dieser Episode geht es darum, dass Du Deine To-do-Liste so gestalten musst, dass sie Dich motiviert.

Warum Du Dich nicht genug an den Ergebnissen Deiner Arbeit freuen kannst

Vor einiger Zeit erreichte uns über unsere Social Media-Kanäle folgender Kommentar:

„Ich sitze den ganzen Tag und arbeite und arbeite und kann mich abends gar nicht so richtig darüber freuen, weil ich immer das Gefühl habe nichts geschafft zu haben. Ich sehe immer nur was alles noch offen ist“

Ja, wer kennt das nicht.

Das ging mir auch lange so und es wird immer mal Tage geben, an denen das so ist.

Aber ich habe eine Änderung vorgenommen damit ich nicht immer nur fixiert auf das starre, was noch zu tun ist.

Das Problem ist nämlich, dass vieles von dem was Du im Laufe eines Arbeitstages tust, gar nicht so konkret sichtbar wird. Du schließt ja nicht jeden Tag ein großes Projekt oder einen wichtigen Meilenstein ab, der Dir als etwas besonders im Gedächtnis bleibt.

Außerdem ist unser Gehirn so gestrickt, dass es sich an offene oder unterbrochene Aufgaben besser erinnert als an abgeschlossene. Daher kommt dieses Gefühl, nichts geschafft zu haben. Für die Motivation ist das ganz schlecht

Die Lösung: Mach aus Deiner To-do-Liste eine Erfolgsliste

Ich habe meine To-do-Liste so umgestellt dass daraus im Laufe des Tages eine Geschafft!-Liste wird.

Dazu habe ich auch gleich das Tool gewechselt. Da kamen allerdings noch andere Gründe dazu.

Jeder Mensch hat individuelle Anforderungen an seine To-do-Liste. Für mich ist es u.a. wichtig, dass ich jeden Tag die Liste der abgearbeiteten Aufgaben sehen kann. Manche nennen das Erfolgsliste oder Success-Liste. Bei mir heißt es Geschafft-Liste.

Ich habe gemerkt, dass es mir eben nicht reicht, nur zu sehen wie die tägliche Aufgabenliste immer kürzer wird.

Oft genug wird sie nämlich nicht ganz leer. Dann stehen da am späten Nachmittag immer noch zwei offene Punkte und es gibt immer noch die lange Liste mit „Sollte ich auch noch tun“-Aufgaben. Die reibt mir so ziemlich jedes Tool unbarmherzig unter die Nase (was es ja auch tun soll).

Damit saß ich wirklich manchmal abends da, schaute auf die zwei offenen Aufgaben und fragte mich, was ich heute eigentlich geschafft hatte.

Jetzt wird jede abgeschlossene Aufgabe feierlich von der To-do-Liste in die Geschafft-Liste verschoben. Die wird im Laufe des Tages immer länger.

Auf der Geschafft-Liste landen bei mir sogar Dinge, die gar nicht auf der To-Do-Liste standen – weil ich so detailliert nicht geplant hatte oder weil es mal wieder anders kam.

Als Beispiel

Wenn ich JETZT eine Idee für eine neue Podcastepisode habe, dann schreibe ich die natürlich sofort auf. Wenn diese Idee beim Aufschreiben immer konkreter wird, dann schreibe ich das eben konkreter auf. Da sage ich doch nicht „Hey, Podcast hatte ich für morgen eingeplant. Hoffentlich kann ich mich da noch an alles erinnern“. Wenn ich also heute im Schwung war und gleich das Script für den nächsten Podcast geschrieben habe – und das geht mir oft so – dann darf das auch heute auf meine Geschafft-Liste.

Auf diese Art wird die Geschafft-Liste auch zu einem Aktivitätenprotokoll. Wenn Du das ordentlich führst und Dir mit Datum abspeicherst, kannst Du jederzeit nachvollziehen, wann Du was gemacht hast. Das kann ja auch ganz nützlich sein.

Es kommt nicht auf das richtige To-do-Listen-Tool an, sondern auf die für Dich richtige Arbeitsweise

Was ich bei alledem noch wichtig finde – es kommt gar nicht so sehr auf das Tool an, mit dem Du Deine To-Do-Liste organisierst. Im Grunde funktioniert dafür jedes Tool das Dir die abgearbeiteten Aufgaben anzeigt.

Du musst für Dich herausfinden, was Dir bei deiner Aufgabenliste wichtig ist und was gut funktioniert. Das ist ja immer auch eine mentale Sache und eine Sache des persönlichen Arbeitsstils.

Manch einer fühlt sich wohler wenn er seine Aufgaben viele Einzelschritte zerlegt und die alle auflistet. Dann hat er nämlich ganz oft das Erfolgserlebnis, wieder etwas von seiner Liste streichen zu können. Jemand anderen würde so eine kleinteilige Liste geradezu erschlagen. Er oder sie plant sich lieber nur die wichtigsten Tagesziele.

Manch einer möchte seine Aufgaben ganz konkret nach Projekten und Prioritäten sortieren. Andere brauchen das nicht, weil für sie die ganzen Markierungen zu ablenkend wären oder weil sie nicht an so vielen Projekten gleichzeitig arbeiten oder weil sie die Prioritäten einfach auch so im Blick haben.

Das Tool das Du verwendest sollte Dir erlauben, deine To-do-Liste so einzurichten wie es für Dich wichtig ist.

Um es nochmal zusammenzufassen

Wenn es dir auch manchmal passiert, dass du den ganzen Tag lang gearbeitet hast und abends immer noch das Gefühl hast, nichts geschafft zu haben und vielleicht auch noch frustriert auf die übriggebliebenen unerledigten Aufgaben starrst, dann solltest Du ausprobieren, alles was Du an dem Tag abgearbeitet hast in einer Geschafft-Liste aufzuführen. An manchen Tagen hat man sich einfach nur durch ganz viel Kleinkram gearbeitet der auch mal erledigt werden muss.

In jedem Fall solltest Du schauen, dass Du deine To-do-Liste an Deine Arbeitsweise anpasst und an das was Dich motiviert. Welches Tool Du dabei verwendest ist nebensächlich, so lange es sich so anpassen lässt wie Du es brauchst