In der vergangenen Woche habe ich eine Umfrage unter unseren Newsletter-Lesern und den Mitgliedern der Facebook-Gruppe Produktiv arbeiten mit Evernote gestartet. Ich wollte wissen, wie  sie ihre Notizen in Evernote organisieren und welche Probleme sie dabei haben. Hier kommt die Auswertung.

Evernote bietet ja mit Notizbüchern, Schlagworten und der Suche Organisationsmöglichkeiten, die sehr verschiedene individuelle Lösungen zulassen. Das ist nicht nur die Stärke dieses Tools, sondern gleichzeitig auch eine Hürde.

Die Auswertung der Umfrage hat meine bisherigen Erfahrungen und Beobachtungen bestätigt:

Die beliebtesten Arten Notizen in Evernote zu organisieren

Die beliebteste Organisationsform ist eine Kombination aus Notizbüchern und Schlagworten. Das ist auch nicht verwunderlich, da sich beides dem neuen Nutzer regelrecht anbietet.  Außerdem lassen sich so auf dem einfachsten Weg mehrere Hierarchieebenen darstellen. Notizbücher und Schlagworte haben beide ihre Stärken und Schwächen. Im Zusammenspiel kann man von beiden das Beste nutzen.

Am zweithäufigsten wird überwiegend mit Schlagworten gearbeitet. Auch das ist nachvollziehbar, da Schlagworte flexibler einsetzbar sind:

• Eine Notiz kann mehreren Schlagworten, aber immer nur einem Notizbuch zugeordnet sein.
• Schlagworte können die Funktion von Notizbüchern übernehmen.
• Schlagwörter können beliebig tief verschachtelt werden; Notizbücher nur gestapelt.

Auch Organisationsformen die sich hauptsächlich auf Notizbücher verlassen kommen zum Einsatz. Hier spielt sicherlich die Orientierung an den vertrauten Ordnerstrukturen auf der Festplatte eine Rolle.

Daneben kommen auch andere Organisationsmöglichkeiten zum Einsatz. Dazu gehören die Schnellzugriffe, und die Suchfunktion. Diese Formen sind allerdings als alleinige Organisationsstruktur nicht so verbreitet. Suche und Schnellzugriffe sind sehr nützliche Funktionen in Evernote. Von den meisten Anwendern werden sie als Ergänzung zu Notizbüchern und Schlagworten genutzt.

Typische Probleme bei der Organisation von Notizen in Evernote

Viele Umfrageteilnehmer haben auch von ihren Problemen bei der Organisation in Evernote berichtet. Dabei zeigt sich folgendes Bild:

Das wohl größte Problemfeld ist, überhaupt eine passende Organisationsstruktur zu entwickeln. Schlagworte und Notizbücher sind sehr schnell angelegt. Aber die richtige Anzahl und die beste Kombination aus beiden zu finden, ist in der Praxis nicht ganz einfach.

Daneben wird auch der Einsatz der Schlagworte als Problem genannt. Die Nutzer haben Schwierigkeiten, die richtigen Schlagworte zu finden und diese dann auch konsequent zuzuweisen. (In diesem Artikel gibt es übrigens Tipps zur Arbeit mit Schlagworten)

Auch die Umsetzung des Prinzips „Getting Things Done“ in Evernote ist ein praktisches Problem. Besonders im englischsprachigen Internet findet man dazu sehr viele Artikel und Anleitungen. Wenn so viel darüber geschrieben wird ist das immer ein Anzeichen, dass es nicht einfach ist.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man fast alles in Evernote umsetzen kann. Aber Evernote ist nicht für jede Aufgabe die perfekte Lösung. Dadurch wird es manchmal sehr aufwändig in Einrichtung und Pflege. Hier hilft nur ausprobieren und dann entscheiden, ob einzelne Aufgaben besser in Evernote oder in einem darauf spezialisierten Tool aufgehoben sind.

Mein Fazit

Die Umfrageergebnisse bestätigen meine Erfahrungen und Beobachtungen.

Die große Mehrheit der Nutzer verwendet in unterschiedlichem Umfang Notizbücher und Schlagworte, um ihre Notizen systematisch abzulegen. Suche und Schnellzugriffe sind eher ergänzende Funktionen, die das schnelle Wiederfinden von Notizen erleichtern.

Evernote ist so flexibel, dass (fast) jeder die für ihn wirklich passende Organisation aufbauen kann. Die Schwierigkeit besteht darin, herauszufinden wie diese aussieht. Ganz ohne Ausprobieren wird das nicht gehen. Vielen fehlt es aber einfach auch an Ideen, wie Notizbücher und Schlagworte sinnvoll strukturiert werden können.

Genau dieses Problem möchte ich lösen. Deshalb arbeite ich momentan an einer ausführlichen Anleitung, mit der jeder Nutzer Schritt für Schritt seine individuelle Evernote-Organisation entwickeln kann. Darin werde ich auch viele Beispiele zeigen, wie die verschiedenen Organisationsstrukturen in der Praxis aussehen können.

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Vielen Dank allen Umfrageteilnehmern für ihren hilfreichen Input!