In Evernote stehen Dir zwei wesentliche Elemente zur Organisation von Notizen zur Verfügung: Notizbücher und Schlagworte. Für die meisten Nutzer spielen Notizbücher eine wichtige Rolle. Doch es gibt auch einige Probleme wie die Systemvorgabe, dass eine Notiz immer nur in einem einzigen Notizbuch abgelegt werden kann und die fehlenden Hierarchieebenen. In diesem Artikel erfährst Du, mit welchen Strategien Du diese und andere Probleme bei der Arbeit mit Notizbüchern umgehen kannst.

Der große Vorteil von Notizbüchern ist, dass ihre Funktion für die meisten Nutzer intuitiv sinnvoll ist. Wir alle sind es gewohnt, mit Aktenordnern im Regal und mit Ordnern auf unserer Festplatte zu arbeiten. Auch dort ist die entscheidende Eigenschaft, dass eine Information (Unterlage, Datei) immer nur einem Ordner zugeordnet werden kann. Viele von uns haben bereits eine bewährte Ordnerstruktur auf ihrer Festplatte oder in ihrem Cloud-Speicherplatz, die sie mit einigen Anpassungen auf Evernote übertragen können.

So intuitiv und einfach die Einordnung von Notizen in Notizbücher auch ist – mit einer zunehmenden Anzahl von Notizen und Notizbüchern stellen sich auch einige Probleme ein:

Mit Notizbüchern und Notizbuchstapeln lassen sich nur zwei Hierarchieebenen darstellen

Das widerspricht unserer gewohnten Struktur aus anderen Ablagesystemen. Obwohl diese zwei Ebenen mit etwas Gewöhnung tatsächlich ausreichen, kannst Du auf folgenden Wegen zusätzliche „virtuelle“ Hierarchieebenen schaffen:

Ergänzung der Notizbücher mit Schlagworten

Dieses Vorgehen ist besonders wirksam, wenn Du spezifische Schlagworte anlegst, die nur in einem einzigen Notizbuch verwendet werden. Damit übernehmen sie die Funktion von Trennlaschen im Aktenordner.

Anlegen von Inhaltsverzeichnissen und Übersichtstabellen für die Notizbücher

Damit kannst Du den Inhalt der Notizbücher nicht nur zusammenfassen, sondern auch beliebig strukturieren.

Eine Übersichtstabelle ist eine Notiz mit einer Tabelle, die Links zu weiteren Notizen enthält. Diesen kannst Du über das Tabellenformat sehr übersichtlich ergänzende Informationen hinzufügen. So kannst Du gezielt bestimmte Notizen an einer Stelle zusammenfassen, um von dort aus schnell darauf zuzugreifen.

Beispiel: Ausschnitt aus meiner Übersichtstabelle für die Recherchen zu Organisationsmöglichkeiten in Evernote

Hierarchien durch Nummerierungen erzeugen

In der einfachsten Form benennst Du die Notizbücher in einem Stapel mit vorangestellten Nummern, um eine gewünschte Reihenfolge zu erzwingen. Zusätzlich kannst Du sie nicht nur mit 1_…, 2_…, 3_… usw., sondern mit 1.1_…, 1.2_… usw. benennen.

Beispiel: Mein Notizbuchstapel Business enthält etwa folgende Notizbücher

1 RMP GmbH
1.1 RMP Beratung
1.2 RMP Seminare
1.3 RMP Infoprodukte
1.3.1 Evernote-Infoprodukte
1.4 RMP Vorträge
2 EFC
3 Eddie-Books

In der Evernote-Logik sind alle diese Notizbücher gleichrangig. Ich habe aber visuell und in der Reihenfolge meine gedankliche Hierarchie abgebildet und finde mich so leichter zurecht.

Eine Notiz kann immer nur in einem einzigen Notizbuch abgelegt sein

Eine grundlegende Lösung für dieses „Problem“ gibt es nicht. In Einzelfällen kannst du das Problem der 1:1-Zuordnung mit folgenden Möglichkeiten umgehen:

Notiz duplizieren

Du duplizierst die Notiz (Rechtsklick – Duplikat einer Notiz erstellen) und legst die beiden identischen Notizen in zwei verschiedenen Notizbüchern ab.

Beachte dabei, dass es sich in der Evernote-Logik um zwei völlig unabhängige Notizen handelt, die nur zufällig gleiche Inhalte und Titel haben. Änderungen in der einen Notiz werden in der anderen nicht nachvollzogen. So besteht das Risiko, dass wichtige Ergänzungen nur in einem Notizbuch erfolgen und später an anderer Stelle nicht zur Verfügung stehen.

Notizen über interne Links verknüpfen

Du legst die Notiz in einem Notizbuch ab. In dem zweiten Notizbuch erstellst Du eine leere Notiz mit dem gleichen Titel. In diese Notiz fügst Du nur den internen Notizlink der Original-Notiz ein.

Mit diesem Vorgehen hast Du nur eine stets aktuelle Master-Notiz. Du hast jedoch je nach Notizbuch einen längeren Weg um zu den relevanten Inhalten zu gelangen.

Der linke Bereich wird bei einer großen Anzahl von Notizbüchern schnell unübersichtlich

Häufiges Scrollen zu Notizbüchern die nicht mehr im sichtbaren Bereich sind behindert auf Dauer die Produktivität. Für mehr Überblick sorgt:

• Die bewusste Beschränkung der Zahl der genutzten Notizbücher
• Eine geeignete Sortierung durch Nummerierungen – häufig genutzte Notizbücher und Stapel erhalten niedrige Zahlen, damit sie immer im sichtbaren Bereich bleiben.
• Eine geeignete Zusammenfassung in Stapeln – häufig genutzte Notizbücher kommen in Stapel, die immer aufgeklappt sind; seltener genutzte Notizbücher kommen in Stapel, die zusammengeklappt bleiben und nur bei Bedarf aufgeklappt werden.
• Laufende und Dauerprojekte zu denen nur wenige Notizen anfallen in wenigen Notizbüchern zusammenfassen:
  • Solche Themen in einem gemeinsamen Notizbuch ablegen; einzelne Projekte durch Schlagworte trennen
  • Sammelnotizbücher anlegen, z.B. für „Kunden A-D“, „Kunden E-H“ usw. Innerhalb des Notizbuchs werden die Kunden dann durch Schlagworte unterteilt.
• Notizbücher zu abgeschlossenen Projekten und Themen aus dem Blickfeld nehmen:
  • Notizbücher zu abgeschlossenen Projekten in einen Stapel Z_Archiv verschieben.
  • Bei abgeschlossenen Projekten alle Notizen im Notizbuch mit einem Schlagwort „Projektname“ versehen und dann in ein Sammel-Notizbuch „Abgeschlossene Projekte“ verschieben – das nun leere Projektnotizbuch löschen. So kannst Du über das Schlagwort weiterhin alle Notizen dieses Projekts auswählen.

Notizbücher mit sehr vielen Notizen werden unübersichtlich

Wenn sich in einigen Notizbüchern sehr viele Notizen ansammeln hast Du folgende Möglichkeiten:

• Du durchsuchst und filterst den Inhalt des Notizbuchs mit der Suche. Bei Bedarf kannst Du häufig verwendete Suchen abspeichern.
• Du teilst den Inhalt in weitere Notizbücher auf.
• Du erstellst Übersichtstabellen zu allen oder ausgewählten Inhalten des Notizbuchs (siehe Abschnitt zu den fehlenden Hierarchieebenen oben)
• Du verschiebst regelmäßig ältere Notizen in ein Archiv-Notizbuch
• Du unterstützt Deine Notizbuchstruktur durch Schlagworte. Schlagworte können ergänzend zu Notizbüchern eingesetzt werden. Sie stellen damit praktisch eine zusätzliche Gliederungsebene dar, die entweder notizbuchspezifisch oder übergreifend wirkt.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus der Anleitung Das Evernote-Durchstarter-System – In 7 Schritten zu Deiner persönlichen Organisation – Alles effizient ablegen und schnell wiederfinden >> Hier mehr erfahren und bestellen >>

Dagmar Recklies

Ich bin Dagmar Recklies und ich unterstütze Selbständige und Solo-UnternehmerInnen dabei, die richtigen Menschen mit den richtigen Angeboten und Botschaften zu erreichen.

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Weil eine Positionierung allein nichts nützt, schaue ich immer auch auf Dein Marketing, deine Sichtbarkeit und Deine Angebote.