Wenn ich online meine Evernote-Kurse und –Workshops halte, dann lasse ich die Teilnehmer immer live in mein persönliches Evernote schauen. Inzwischen ist das aber nicht mehr das Evernote-Konto, mit dem ich tagtäglich arbeite, sondern ein früheres.

Eigentlich ist es völlig unsinnig, zwei Evernote-Accounts zu haben. Ich bin diesen radikalen Schritt damals bewusst gegangen. Trotzdem empfehle ich ihn ausdrücklich nicht zur Nachahmung. Wie es dazu kam, wie es mir damit erging, und wie Du es besser machen kannst, erfährst Du hier.

Wer viel mit Evernote arbeitet, muss gelegentlich aufräumen

Ich war bereits seit einigen Jahren Intensiv-Nutzer. Evernote war nicht nur mein ewig aufnahmefähiger Wissensspeicher, sondern auch Organisations- und Aufbewahrungszentrale für meine gesamten unternehmerischen Aktivitäten.

Da sammelt sich im Laufe der Zeit so einiges an, das ich „Wildwuchs“ nenne, z.B.

• Notizen zu auf halbem Weg wieder abgebrochenen Vorhaben
• Noch nicht richtig zugeordnete Notizen, die erstmal „irgendwo“ abgelegt waren
• Versuche mit verschiedenen Organisations- und Übersichtmöglichkeiten – die hatten sich so halb mit meiner festen Evernote-Organisation verwoben und saßen nun nutzlos da
• Schlagworte, die ich angelegt, aber kaum benutzt hatte
• …

Das ist völlig normal. Regelmäßige Aufräumaktivitäten sollten in Evernote genauso zum Alltag gehören, wie auf der Comupterfestplatte, im Cloud-Speicher und im Kleiderschrank.
(1. Hilfe-Tipps um Evernote aufzuräumen findest Du hier)

Mein Evernote als halb-öffentliches Demonstrationsobjekt

Einen verkramten Kleiderschrank kann man recht gut vor fremden Blicken verbergen. So lange man jeden Morgen noch ein passendes Teil herausziehen kann, ist der Handlungsdruck meist nicht so groß.

Für die meisten Menschen gilt das gleiche auch für Evernote. Bei mir war das anders. Ich halte immer mal wieder Online-Workshops und Kurse zur effektiven Nutzung dieses Notizentools. Dabei ist es für mich selbstverständlich, dass ich nicht nur Theorie vermittele. Ich zeige mittels Screensharing immer alles was ich erkläre live in meinem Evernote. So bekommen die Teilnehmer gleich einen Eindruck, wie meine Tipps in der Realität umgesetzt werden können.

Nun habe ich aber – wie wohl jeder – in Evernote auch Inhalte, die nicht für jeden bestimmt sind. Das betrifft Privates wie Geschäftliches und zieht sich daher quer durch meine Notizbücher.

Dadurch hatte ich vor jedem Online-Workshop eine zusätzliche Aufgabe – ein paar Dinge hinter den Vorhang schieben:

• Einige Notizbücher einklappen und mir gut merken, dass ich sie nicht versehentlich wieder aufklappe
• Aus anderen Notizbüchern einzelne Notizen zeitweise herausnehmen
• Beispielnotizen an einer unverfänglichen Stelle ablegen. Ich nutze dazu eigentlich das Eingangsnotizbuch, das bei mir gleichzeitig das Zwischenlager ist. Aber halt, tummelt sich dort nicht noch etwas, das nicht jeder sehen soll?

Nach dem Workshop lief die ganze Prozedur dann rückwärts.

Jedes Mal.

Auf Dauer fand ich das einfach nervend. Das würde sich auch nie ganz abstellen lassen. Also entschied ich mich für einen sehr radikalen Schritt – wohl wissend, auf was ich mich da einließ.

Evernote nicht aufräumen, sondern ein neues Account anlegen

Das ist ein wenig, als ob Du Deinen verkramten Kleiderschrank samt Inhalt auf die Straße stellst und Dir einen neuen, leeren holst. Aus dem alten Kleiderschrank ziehst Du nur ein paar Lieblingsstücke heraus, die Du wieder in den neuen tust.

Klingt nicht so clever, oder?

So bin ich vorgegangen:

• Ich habe mir ein komplett neues Evernote-Account angelegt.
• Dann habe ich mir in dem bisherigen Account ein paar Notizbücher zusammengestellt, die ich unbedingt weiter benötigen würde. Die betrafen vor allem unseren Podcast und einige aktuelle Projekte.
• Diese habe ich über die Export-Import-Funktion in das neue Account geholt.

Alles andere blieb zunächst zurück. Ich habe mir eine komplett neue Organisationsstruktur aufgebaut.

Dieser Schritt funktionierte sehr gut. Ich war inzwischen erfahren in Evernote und  wusste, was bei mir gut funktioniert und was nicht. Danach habe ich nur noch punktuell Notizen aus dem alten Account in das neue geholt, wenn ich sie konkret benötigt habe.

Mit dem Ergebnis bin ich heute noch zufrieden.

Trotzdem empfehle ich das ausdrücklich nicht zur Nachahmung

Probleme bei einem Neustart mit einem neuen Evernote-Account

Der Export und Import von Notizbüchern ist aufwändig. Ein Notizbuch in „z-Archiv“ umzubenennen ist einfacher. Außerdem holst Du Dir damit sowieso wieder einen Teil der alten Organisation ins Haus (Wo kommt denn dieses Schlagwort schon wieder her?).

Das gleiche gilt für das nachträgliche Herüberholen von einzelnen Notizen.

Die internen Notizlinks sind für mich ein wichtiges Organisationsmittel in Evernote. Notizlinks sind aber nur innerhalb eines Evernote-Kontos verfügbar – nicht in Exportdateien. Da war viel Nacharbeit nötig.

Für eine Übergangszeit ließ es sich nicht vermeiden, parallel mit beiden Accounts zu arbeiten. Auch das ist ziemlich umständlich.

So hätte ich es mir leichter gemacht

Wie gesagt, ich benötigte ein mit „echten“ Notizen gut gefülltes Demo-Account für meine Workshops. Für alle, die das nicht brauchen, empfehle ich dringend folgendes Vorgehen:

Am einfachsten – punktuelles Aufräumen

Nimm Dir immer mal die Ecken von Evernote vor, die Dich am meisten stören. Schaffe dort Ordnung. Oft reichen schon einfache Maßnahmen wie z.B.

• Nicht mehr benötigte Notizbücher und Schlagworte löschen und die enthaltenen Notizen an anderer Stelle einordnen
• Dopplungen und Überschneidungen suchen und beheben
• Nicht oder falsch zugeordnete Notizen richtig einordnen

Der radikalere Weg – alles archivieren

Die von mir oben beschriebene Methode kannst Du leichter innerhalb Deines vorhandenen Evernote-Accounts umsetzen. Dazu verschiebst Du einfach alle vorhandenen Inhalte in ein Archiv (neues Notizbuch Z-Archiv anlegen oder alle Notizbücher in Z-… umbenennen).

Wichtig für alle Evernote-Aufräum-Aktionen

Auch hier gilt das Gleiche wie für Deinen Kleiderschrank. Du solltest vorher wissen, welches System für Dich gut funktioniert und welches nicht. Mit Bezug auf Evernote bedeutet das:

• Es hilft, verschiedene Organisationsmöglichkeiten zu kennen. Dann kannst Du ausprobieren und entscheiden, welche für Dich besonders gut passt.
• Beobachte Deine eigene Arbeit mit Evernote: An welche Stellen läuft alles gut und wo bleibst Du ständig stecken?

Damit hast Du eine gute Grundlage, ein neues, funktionierendes System aufzubauen.