Warum solltest Du ein so aufnahmefähiges Tool wie Evernote gelegentlich aufräumen?

Wenn Du Evernote schon etwas länger nutzt, dann kennst Du vielleicht diesen Effekt: Irgendwann füllt es sich. Selbst wenn man alles ordentlich ablegt, sammeln sich immer mehr Notizen in Ordnern und Schlagworten. Dann scrollt man doch wieder länger und die Suche spuckt auch immer längere Ergebnislisten aus.

Mir geht es definitiv so.

Deshalb teile ich hier ein paar einfache Methoden, die mir helfen, die Notizenflut im Griff zu behalten.

(P.S. über meine radikale, nicht zur Nachahmung empfohlene, Evernote-Aufräum-Aktion berichte ich in diesem Beitrag)

Der Eingangsfilter – Was nicht reinkommt, kann auch nicht überfüllen

Die erste Gegenmaßnahme ist ein guter Eingangsfilter. Clay Shirky meinte schon vor über 10 Jahren

„It’s not information overload. It’s filter failure“

Es ist so verlockend einfach, von überall her alles Mögliche in Evernote zu schicken. Ich habe in den Anfangsjahren so viele Artikel geclippt, die ich nie wieder angefasst habe. Inzwischen taugen einige davon nur noch als historisches Dokument.

Inzwischen bin ich da wählerischer geworden:

• Will ich einen Artikel später noch lesen?
  Dann kommt er ins Notizbuch „Noch lesen“. Dort lese ich ihn später und entscheide dann, ob er aufhebenswert ist oder nicht.
• Brauche ich den Artikel für ein aktuelles Projekt?
  Dann kommt er in das Notizbuch mit den Projektrecherchen.
• Fand ich den Artikel so gut, dass ich ihn einfach aufheben will?
  Fand ich ihn wirklich, wirklich, wirklich gut?
  Dann kommt er in den Wissensspeicher.

Alles andere kommt mir gar nicht erst in Evernote.

Gelegentliches Löschen – Mein Lückenfüller

Wir alle haben diese Momente, wo wir mal gepflegt prokrastinieren müssen. In solchen Situationen versuche ich, wenigstens noch mit irgendwas produktiv zu bleiben.

Manchmal nehme ich mir dann ein Evernote-Notizbuch vor, das sich zu sehr gefüllt hat. Dort sortiere ich die Notizen nach zuletzt bearbeitet in umgekehrter Reihenfolge. Ich habe nun ganz oben alle Notizen, die ich ewig nicht angesehen habe.

Es ist erstaunlich, was sich dort alles findet. Manchmal ist eine gute Idee für etwas Neues dabei (verschieben!). Vieles lösche ich ohne Bedenken. Bei manchem bin ich unsicher. Dafür habe ich ein Notizbuch „Z Archiv“. Dort kommt alles hinein, was ich eigentlich nicht mehr brauche, aber vielleicht ja doch mal … Wie voll das wird, ist mir egal.

Nach zehn Minuten ist mein Evernote wieder ein kleines Bisschen aufgeräumte und ich habe das gute Gefühl, etwas Sinnvolles getan zu haben.

Zusatztipp: Such Dir für solche Löschaktionen am besten ein Notizbuch, das Du länger nicht mehr benutzt hast. Dort fällt Dir die Entscheidung „Löschen oder behalten“ meist leichter. Stell Dir einfach die Frage

„Ich habe das nun so lange nicht mehr gebraucht. Wie hoch sind die Chancen, dass ich es noch jemals brauchen werde?“

(In meinem Kleiderschrank funktioniert dieser Ansatz übrigens auch hervorragend.)

Das Zwischenlager – Bitte regelmäßig leeren

Es gibt ja diese Notizen, da weiß man schon vorher, dass man sie nicht lange brauchen wird. Das Foto vom Busfahrplan am Urlaubsort gehört dazu.

Zuerst hatte ich versucht, solche Notizen mit einem Löschen-Schlagwort zu versehen: „Löschen 12/2018“. Ich wollte dann immer am Quartalsende alle Notizen mit diesem Schlagwort löschen. Das habe ich aber nie durchgehalten.

Jetzt kommen solche Notizen in ein Notizbuch „Zwischenlager“. Wenn sich das zu sehr füllt, überfliege ich nochmal kurz den Inhalt, ob ich noch irgendwas benötige. Dann wird auf einen Schlag alles gelöscht.

Mein Fazit zum Aufräumen von Evernote

Ich habe Dir hier drei kleine Maßnahmen vorgestellt, mit denen ich Ordnung in Evernote halte. Sie helfen zwar nicht gegen totale Überfüllung und ungeordnetes Notizenchaos. Dafür wirken sie vorbeugend.

Wenn Du diese drei Tipps berücksichtigst, wird sich in Deinem Evernote gar nicht erst unnötiger „Datenmüll“ ansammeln.

Wenn das nicht hilft, ist eine größere Aufräumaktion angesagt. Wie Du dabei vorgehen kannst, habe ich in meinem Evernote-Durchstarter-System beschrieben. Eine gute Notizenorganisation ist nämlich auch eine vorbeugende Hilfe im Kampf gegen die Notizenflut.

Übrigens: Ich werde demnächst einen Online-Workshop zum Thema „Evernote aufräumen“ durchführen. Darin kannst Du unter meiner Anleitung innerhalb von drei Stunden systematisch Ordnung schaffen.

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