Je mehr und je vielfältiger Du Evernote nutzt, umso häufiger wirst Du feststellen, dass Du öfters gleichartige Notizen erstellst. Das können Gesprächsnotizen sein, Packlisten für den Urlaub, Buchzusammenfassungen oder Deine Wochenplanung. In diesem Artikel erkläre ich Dir, wie Du Dir diese Arbeit mit Vorlagen wesentlich erleichtern kannst.

Warum sind Vorlagen in Evernote so nützlich?

Auf Dauer macht es viel unnötige Arbeit, häufig in ähnlicher Form benötigte Notizen jedes Mal komplett neu zu erstellen. Dies gilt umso mehr, wenn Du diese Notiz sorgfältig formatiert hast. Auch das Duplizieren einer gleichartigen älteren Notiz hilft nur etwas. Dann musst Du nämlich sorgfältig alle früheren Inhalte wieder löschen.

Abhilfe schaffen Vorlagen. Dazu legst Du einfach die leere Notiz mit allen Zwischenüberschriften, Gliederungspunkten usw. an. Diese bleibt leer und wird bei Bedarf dupliziert. Mit diesem Duplikat kannst Du dann arbeiten.

So erzeugst Du schnell, einfach und fehlerfrei einheitliche Notizen, die genau Deinen Anforderungen entsprechen. Vorlagen sind praktisch individuelle Formulare mit allen notwendigen Inhalten (bzw. Platzhaltern) in der richtigen Reihenfolge und richtigen Formatierung.

Auch Checklisten können Vorlagen sein. Ich habe z.B. für Urlaubsreisen eine kurze Packliste erstellt, die nur die Gegenstände enthält, die ich erfahrungsgemäß manchmal vergesse:

Update – Die Vorlagenfunktion von Evernote

Im Herbst 2018 hat Evernote endlich eine Funktion zur Verwaltung von Vorlagen bereitgestellt. Damit können beliebige Notizen ganz einfach als Vorlage gekennzeichnet und beim Erstellen einer neuen Notiz aufgerufen werden.

Details dazu siehst Du in diesem Video:

Was sind Vorlagen in Evernote genau und wo sind ihre Grenzen?

Vorlagen in Evernote sind technisch gesehen ganz normale Notizen. Diese werden mit den immer wieder benötigten Rahmendaten vorbefüllt, bleiben sonst aber unverändert. Benötigt man eine Notiz auf Basis dieser Vorlage, so erzeugt man über die Vorlagenfunktion eine Kopie und arbeitet mit dieser weiter.

Dadurch sind alle auf Basis einer Vorlage erstellten Notizen auch völlig unabhängig von der Vorlage. Nachträglich an der Original-Vorlagennotiz vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf die bereits erstellten Kopien aus.
(Anmerkung: Eine solche nachträgliche Änderung wäre nur mit Hilfe einer zusätzlich angelegten Automatisierung möglich. Dafür werden aber Zusatztools wie z.B. Filterize oder IFTTT benötigt.)

Eine auf Basis einer Vorlage erstellt Notiz ist eine identische Kopie der Original-Notiz. Mit dieser arbeitest Du weiter. Du kannst

• sie passend benennen
• sie mit den jeweiligen zusätzlichen Inhalten befüllen
• die aus der Original-Vorlage übernommenen Inhalte verändern, löschen und weiter bearbeiten

Praxistipps zur Arbeit mit Vorlagen

Durch die Vorlagenfunktion von Evernote ist das Risiko zwar gesunken – dennoch besteht die Gefahr, dass Du versehentlich Deine Original-Notiz überschreibst. Aus diesem Grund solltest Du alle als Vorlage dienenden Notizen entsprechend kennzeichnen.

Diese Tipps helfen gegen versehentliches Verändern des Originals:

• Gib der Original-Notiz einen eindeutigen Namen, z.B. mit dem Zusatz „VORLAGE, nicht überschreiben“
• Lege alle als Vorlage verwendeten Notizen in ein Notizbuch Vorlagen ab. Greife auf diese Notizen immer nur über die Vorlagenfunktion zu.

Vorlagen kannst Du Dir – wie in dem Video gezeigt – ganz einfach selbst erstellen. Es gibt aber auch zahlreiche Evernote-Vorlagen frei verfügbar im Internet, z.B.

• Mein Paket mit 14 Vorlagen für den Alltag
• Zahlreiche Vorlagen bei Merlin Mechler

Beispiele für nützliche Vorlagen

Hinweis: alle hier vorgestellten Vorlagen erhältst Du gratis in meinem Paket mit 14 nützlichen Evernote-Vorlagen. Trage Deine Emailadresse in das Formular ein und Du erhältst von mir per Mail die Downloadlinks.

Vorlage für Deine Tages- und Wochenplanung in Evernote

Damit der Fokus Deiner Arbeit stets auf den wirklich wichtigen Dingen liegt, werden in die Vorlage zunächst zur Erinnerung die Monatsziele übertragen. Auf dieser Basis werden die Ziele für die jeweilige Woche festgelegt.

Auf Basis dieser Monats- und Wochenziele werden für jeden Wochentag die drei wichtigsten Aufgaben festgelegt. Danach werden alle anderen Aufgaben für den Tag notiert.

Abgeschlossene Tage kannst Du löschen oder in eine Archivnotiz verschieben. So siehst Du immer den aktuellen Tag im oberen Bereich

Am Ende der Woche befindet sich noch ein Sammler-Bereich für Aufgaben, die später anstehen oder noch keinem konkreten Tag zugeordnet sind.

Vorlage Leseliste in Evernote

Oft notiert man sich schnell Bücher, die einem empfohlen wurden, die man irgendwo entdeckt hat und die man gern lesen möchte. Ebenso oft weiß man nach ein paar Wochen weiß nicht mehr, was einen an diesem Buch eigentlich interessiert hat. Deshalb solltest Du allen Büchern auf Deiner Leseliste etwas Kontext mitgeben. Dabei hilft diese Vorlage.

Du kannst entweder

• Deine gesamte Leseliste in einer einzigen Notiz führen. Dazu kopierst Du die Tabelle für jedes Buch neu und fügst sie oben oder unten an. oder
• Du legst für jedes Buch eine separate Notiz an. Diese kannst Du dann später in Deine Buchnotiz überführen.

Vorlage für Kleidergrößen-, Wunsch- und Geschenkliste in Evernote

Diese Vorlage eignet sich besonders für Kinder, bei denen sich ja die Kleidergrößen häufig ändern und die immer viele Wünsche haben. Sie leistet aber auch für alle anderen Familienmitglieder, Freunde und Bekannte gute Dienste.

Diese Notizen können mit allen Familienmitgliedern geteilt werden, die für die Kinder gelegentlich Kleidung, Spielzeug o.ä. kaufen. So ist jeder stets auf dem aktuellen Stand

Sie wird noch nützlicher durch ergänzende Anmerkungen, z.B. „für Sommersachen bereits Größe …. kaufen“, „Schuhe nur mit Klettverschluss“

Die Bereiche für aktuelle Vorlieben und Abneigungen vermeiden Fehlkäufe.

Außerdem hat die Vorlage einen Bereich „Hat bereits“. Gerade für Kinder gibt es viele Serien von Lego und Playmobil bis zu Büchern. Dabei verlieren selbst Eltern schnell den Überblick. Es ist daher hilfreich, auch festzuhalten, was bereits vorhanden ist und nicht mehr gekauft / geschenkt werden sollte.

Hinweis: alle hier vorgestellten Vorlagen erhältst Du gratis in meinem Paket mit 14 nützlichen Evernote-Vorlagen. Trage Deine Emailadresse in das Formular ein und Du erhältst von mir per Mail die Downloadlinks.