Produktivitätssteigerung ist Trend – oder ein Zeitfresser

Shownotes

Produktivitätssysteme sind gerade in. Sie laufen Dir online wahrscheinlich genauso oft über den Weg wie mir. Und sie sind irgendwie ansteckend.

Wenn Du auch schon vom Produktivitätssteigerungs-Virus befallen bist, dann solltest Du Dir diesen Podcast unbedingt anhören. Ich erkläre Dir, warum diese ganzen Systeme zur Produktivitätssteigerung so anziehend auf uns wirken und was sie damit anrichten. Natürlich zeige ich Dir auch eine andere Sichtweise, die Dich wahrscheinlich viel weiter bringt.

Im Podcast erwähnt

• Artikel Evernote-Schlagworte – Drei Tipps für die Entwicklung Deines individuellen Schlagwortsystems
• Artikel A professional organizer says too many people think of ‚organization‘ all wrong

Transkript

Ich habe vor kurzem auf unserem Blog einen Artikel über die Verwendung von Schlagworten in meinem Lieblings-Notizen-Tool Evernote veröffentlicht. Darin habe ich geschrieben

Es gibt kein richtiges und kein falsches System für die Verwendung von Schlagworten in Evernote. Es gibt nur Systeme die für Dich funktionieren oder nicht funktionieren.

Das gleiche gilt auch für Systeme zur Produktivitätssteigerung. Wenn Du nur irgendeinem Trend hinterherläufst, schadest Du Dir wahrscheinlich mehr, als dass Du vorankommst.

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Was meine ich überhaupt mit solchen Produktivitätssystemen?

Das sind alle möglichen Organisationssysteme, das sind To-do-Listen-Systeme und Systeme wie Getting Things Done oder Bullet Journals.

Die sind momentan alle ziemlich beliebt. Der Markt ist voll davon. Du liest gefühlt überall davon – in Artikeln, in Ratgebern, in Videos.

Alle reden und schreiben darüber – Das sind die Folgen

Das hat 2 Effekte:

Erstens: Dadurch, dass uns diese Systeme ständig über den Weg laufen, prägen sie unser Gehirn. Daniel Kahneman beschreibt in „Schnelles Denken, langsames Denken“ ganz ausführlich, wie erschreckend leicht sich unser Gehirn in eine bestimmte Denkrichtung prägen lässt.

Unser Gehirn denkt sich also „Was ich so oft lese, das muss irgendwie wichtig sein“. Also achtet es noch mehr auf solche Artikel. Und wenn Du mal wieder das Gefühl hast, nicht genug geschafft zu haben, dann hat Dein vorgeprägtes Gehirn plötzlich ganz schnell die Antwort bereit

„Hey, Du brauchst ein Produktivitätssystem!“

In die gleiche Richtung prägen uns übrigens auch die allgegenwärtigen Trends zur Beschleunigung, zur Komplexität und zur Selbstoptimierung. Also glaubst Du plötzlich, Du brauchst ganz dringend auch ein Produktivitätssystem. Oder Deines ist nicht gut genug.

Dannbegibst Du Dich auf die Suche. Das führt zu

Zweitens: Du fängst an zu recherchieren. Du liest alles über Produktivitäts- und Zeitplanungssysteme was Du finden kannst.

Du probierst eines nach dem anderen aus, veränderst ein paar Details, probierst weiter aus, arbeitest vielleicht sogar zeitweisen mit zwei Systemen gleichzeitig um schneller herauszufinden mit welchem du besser klar kommst.

Das hat wiederum 2 Folgen

Folge 1: Du verbringst sehr, sehr viel Zeit damit, produktiv zu werden.

Das ist Zeit in der Du nichts anderes erledigt bekommst.

Natürlich, jede Einarbeitung in ein neues System kostet Zeit.

So lange das bei einem System bleibt, ist das auch völlig in Ordnung.

Bleibt es aber oft nicht. Du probierst ja mehrere Systeme aus.

Das hat auch was mit der Fear of missing out zu tun.

Wenn schon produktiver werden, dann aber auch richtig. Nicht dass Du das beste System übersiehst und Dich mit der zweitbesten Lösung zufrieden gibst.

Dieses Herumprobieren und immer wieder lesen und einarbeiten kostet wirklich viel Zeit.

Folge2 : Du fühlst Dich wahrscheinlich immer noch nicht produktiver.

Zum einen wegen Erstens – die viele Zeit die Du nicht gearbeitet hast, sondern mit Produktivitätssystemen verbracht hast.

Aber auch aus dem einfachen Grund: Kannst Du Deine Produktivitätssteigerung eigentlich vernünftig messen?

Stell Dir mal diese Fragen:

• Was ist Dein Maß für Produktivität? Woran machst Du fest, ob Du produktiv bist oder nicht?
• Hast Du damit Deinen Ausgangszustand gemessen? Weißt Du überhaupt, wie produktiv Du vor dieser ganzen Steigerungsaktion schon warst?
• Und hast Du die Veränderung Deiner Produktivität mit den beiden Systemen gemessen, die Du schon ausprobiert hast?
• Kannst Du überhaupt sagen, ob und wie sich Dein Output durch die ganze Aktion verändert hat?

Wahrscheinlich ist Deine ganze Beurteilung Deiner Produktivität ziemlich subjektiv. Damit kann sie falsch sein, oder wenigstens ungenau.

Mal abgesehen von der Weisheit dass Du nur steuern kannst, was Du auch messen kannst – Du bekommst wahrscheinlich durch die ganze Aktion das Gefühl, mit viel Aufwand nichts erreicht zu haben.
All die tollen Systeme funktionieren bei Dir nicht.
Wahrscheinlich liegt es an Dir.

Du merkst jetzt schon, was ich da für ein Bild male. So eine Entwicklung kann einen ganz schön nach unten ziehen.

Das hilft Dir auch nicht. Lass das nicht zu!

Ich möchte Dir dafür noch eine andere Sichtweise mitgeben

Und zwar habe ich letztens ein Zitat von dem Evernote director of global community and training Josh Zerkel gelesen. Der sagt sinngemäß

Produktivität ist ein nettes Nebenprodukt von Organisation. Der eigentliche Unterschied ist wie motiviert und begeistert Du Dich bei der Arbeit und im ganzen Leben fühlst. Wir fokussieren uns zu sehr auf Ergebnisse und Quantität.

Ich finde, das ist ein toller Ansatz, aus dem Du 2 Dinge mitnehmen kannst.

1. Wenn Du vernünftig organisiert bist, dann bist Du auch produktiv.

Das merken wir uns jetzt erstmal.

2. Es kommt darauf an, wie Du Dich bei der Arbeit und im Leben fühlst.

Wenn Du mit Begeisterung dabei bist und gern tust was Du tust, dann bist Du vermutlich schon ziemlich produktiv. Niemand drückt sich auf Nebenkriegsschauplätzen herum, um eine Arbeit zu vermeiden die ihn begeistert.

Du hast dann schon ein System, was für Dich funktioniert. Das sieht vielleicht nicht nach einem ausgefeilten System aus und heißt nicht Getting Things Done. Aber es funktioniert.

Deshalb hatte ich zu Anfang gesagt es gibt nicht das eine perfekte System, es gibt nur das was bei Dir funktioniert. Wenn Du schon an diesem Punkt bist, dann überleg Dir 3 Mal, ob Du da dran etwas änderst, nur weil jetzt alle von tollen Produktivitätssystemen reden.

Nur – und wirklich nur wenn es bei Dir nicht so rund läuft, dann kannst Du über Änderungen nachdenken. Also wenn Du Dich ständig von überfälligen Aufgaben überwältigt fühlst, wenn Dir ständig Sachen durchrutschen weil Du zu viel um die Ohren hast, wenn Du schon ziemlich den Überblick verloren hast –

Dann ja.

Aber auch dann rate ich Dir, nicht gleich nach dem großen Produktivitätssystem zu suchen. Fang einen gefühlten Schritt kleiner an und denk nochmal an Josh Zerkel der sagt Produktivität ist ein Nebenprodukt von Organisation.

Vielleicht musst Du Dich ja einfach besser organisieren.

Höchstwahrscheinlich brauchst du nicht noch den 35. Produktivitäts-Hack. Wenn Dich die 34 Tipps davor nicht produktiv gemacht haben, dann wird es der 35. auch nicht tun.

Also hör auf, nach der ultimativen Produktivitäts-Wunderpille zu suchen. Diese Suche macht Dich nicht produktiver sondern frisst erstmal jede Menge Zeit die Dir dann auch wieder fehlt.

Überdenke erstmal Deine Organisation – Schreibtisch, Unterlagen, Aufgaben, Informationen usw. Wo klemmt es da bei Dir am meisten? Was kannst Du da ändern, damit es besser läuft?

Wenn Du so mit wenig Aufwand einen großen Schritt vorangekommen bist, dann betreib nicht noch viel Aufwand, um auch noch die letzten 10 % herauszuholen – Du kennst ja das Pareto-Prinzip.

Das war es auch schon, was ich Dir heute mitgeben will

Wenn Du meinst Du musst produktiver werden – Pass auf dass Du nicht zu viel Zeit in die Suche nach dem perfekten und besten System steckst. Das gibt es sowieso nicht.

Und in der Zeit schaffst Du nichts anderes. Das zieht Dich dann höchstens erst richtig runter.

Wenn Du schon mit Begeisterung bei der Sache bist, dann bist Du wahrscheinlich schon produktiv. Ansonsten schau erst mal, ob Du vernünftig organisiert bist.