In den vergangenen Wochen habe ich eine Umfrage unter unseren Newsletter-Lesern und den Mitgliedern der Facebook-Gruppe Produktiv arbeiten mit Evernote gestartet. Ich wollte wissen, wie  sie ihre Notizen in Evernote organisieren und welche Probleme sie dabei haben. Hier kommt die Auswertung – die beliebtesten Varianten der Notizenorganisation in Evernote.

Die gleiche Umfrage hatte ich auch schon im Herbst 2017 durchgeführt. So können nun auch die Ergebnisse verglichen und Veränderungen beobachtet werden. (Hier die Auswertung der Umfrage zur Evernote-Organisation aus dem Jahr 2017)

Evernote bietet ja mit Notizbüchern, Schlagworten und der Suche Organisationsmöglichkeiten, die sehr verschiedene individuelle Lösungen zulassen. Das ist nicht nur die Stärke dieses Tools, sondern gleichzeitig auch eine Hürde.

Die Auswertung der Umfrage hat meine bisherigen Erfahrungen und Beobachtungen bestätigt:

Die beliebtesten Arten Notizen in Evernote zu organisieren

Hier noch einmal die Ergebnisse der Umfrage aus dem Jahr 2017 im Vergleich

Die beliebteste Organisationsform ist unverändert und sogar mit ausgebautem Vorsprung eine Kombination aus Notizbüchern und Schlagworten. Das ist auch nicht verwunderlich, da sich beides dem neuen Nutzer regelrecht anbietet.  Außerdem lassen sich so auf dem einfachsten Weg mehrere Organisationsebenen darstellen. Notizbücher und Schlagworte haben beide ihre Stärken und Schwächen. Im Zusammenspiel kann man von beiden das Beste nutzen.

Am zweithäufigsten wird lt. der aktuellen Befragung überwiegend mit Notizbüchern gearbeitet. 25 % der Teilnehmer bevorzugen diese Option (2017 18%). Damit haben die Notizbücher im Vergleich zu 2017 die Schlagworte in der Beliebtheit überholt.

Ein Grund für die zunehmende Nutzung von Notizbüchern kann sein, dass Evernote inzwischen in allen kostenpflichtigen Accounts bis zu 1.000 Notizbücher ermöglicht. 2017 waren es – außer in den Business-Accounts – maximal 250. Das wurde von vielen als zu wenig empfunden. Damals hatten viele Nutzer Schlagworte als „Quasi-Notizbücher“ genutzt.

Notizbücher sprechen auch neue Nutzer intuitiv an. Hier spielt sicherlich die Orientierung an den vertrauten Ordnerstrukturen auf der Festplatte eine Rolle.

Dementsprechend wird jetzt seltener angegeben, Notizen überwiegend mit Schlagworten zu organisieren (2019 7 %, 2017 23 %)

Solche schlagwortbasierten Organisationen haben immer noch ihre Befürworter, da Schlagworte flexibler einsetzbar sind als Notizbücher:

• Eine Notiz kann mehreren Schlagworten, aber immer nur einem Notizbuch zugeordnet sein.
• Schlagworte können die Funktion von Notizbüchern übernehmen.
• Schlagwörter können beliebig tief verschachtelt werden; Notizbücher nur gestapelt.

Allerdings werden Schlagworte mit zunehmender Anzahl und Verschachtelung nach meiner Erfahrung leicht unübersichtlich. Ich vermute, dass viele Nutzer deshalb zunehmend auch Notizbücher verwenden, um zumindest eine grobe thematische Unterteilung darzustellen.

Daneben kommen auch andere Organisationsmöglichkeiten zum Einsatz. Dazu gehören die Schnellzugriffe, die Suchfunktion und die interne Verlinkung der Notizen untereinander. Diese Formen sind allerdings als alleinige Organisationsstruktur nicht so verbreitet. Sie alle sind sehr nützliche Funktionen in Evernote. Von den meisten Anwendern werden sie als Ergänzung zu Notizbüchern und Schlagworten genutzt.

Typische Probleme bei der Notizenorganisation in Evernote

Viele Umfrageteilnehmer haben auch von ihren Problemen bei der Organisation in Evernote berichtet. Dabei zeigt sich folgendes Bild:

Mit der Anzahl der Notizen und Notizbücher sinkt natürlich die Übersichtlichkeit.

Nach wie vor wird bemängelt, dass mit Notizbüchern und Notizbuchstapeln nur zwei Hierarchieebenen zur Verfügung stehen. Verschachtelte Schlagworte werden aktuell offensichtlich noch weniger als Alternative angesehen, als 2017.

Daneben spielt die aussagekräftige Benennung von Notizbüchern und Notizen eine Rolle. Diese müssen zudem erinnerbar und wiederfindbar sein. Auch hier dürften die Probleme erst mit einer hohen Anzahl von Notizbüchern und Notizen auftreten.

Auch das Entwickeln einer funktionsfähigen Organisation bzw. die Neuorganisation der Notizen werden weiterhin als Probleme genannt.

Die genannten Probleme deuten darauf hin, dass viele Teilnehmer der Umfrage bereits langjährige Nutzer sind. Mit der ständig wachsenden Anzahl von Notizen sowie Notizbüchern entstehen neue Herausforderungen. Die Übersichtlichkeit leidet. Es wird schlicht vergessen, was schon einmal mit welchem Namen angelegt wurde.

Hier bestätigt sich meine Erfahrung, dass auch die Notizenorganisation in Evernote mit der Nutzung mitwachsen muss. Was bei einer überschaubaren Anzahl von wenigen 1000 Notizen noch gut funktioniert, passt nicht unbedingt für sehr große Notizenarchive.

Mein Fazit

Die Umfrageergebnisse bestätigen meine Erfahrungen und Beobachtungen.

Die große Mehrheit der Nutzer verwendet in unterschiedlichem Umfang Notizbücher und Schlagworte, um ihre Notizen systematisch abzulegen. Suche und Schnellzugriffe sind eher ergänzende Funktionen, die das schnelle Wiederfinden von Notizen erleichtern.

Evernote ist so flexibel, dass (fast) jeder die für ihn wirklich passende Organisation aufbauen kann. Die Schwierigkeit besteht darin, diese mit der zunehmenden Nutzung von Evernote mitwachsen zu lassen.

Deshalb habe ich mit dem Evernote-Durchstarter-System eine Anleitung geschrieben, die jedem Hilft, Evernote flexibel nach seinen / ihren Bedürfnisse zu organisieren. Darin gibt es auch einen Abschnitt für langjährige Nutzer mit Tipps zur Neuorganisation bzw. Optimierung der vorhandenen Organisation.

>> Hier kommst Du zum Evernote-Durchstarter-System >>

Vielen Dank allen Umfrageteilnehmern für ihren hilfreichen Input!